Den sidste måned har været utrolig travl og givende for vores team. Implementeringen af SpeedAdmin Play! på Göteborg Kulturskola har krævet en betydelig indsats fra alle involverede og et tæt samarbejde med det fantastiske team på Göteborg Kulturskola. Dette projekt har givet os værdifuld indsigt og udvikling, som vil gavne alle fremtidige implementeringer af SpeedAdmin Play!
Vi vil gerne rette en stor tak til hele teamet i Göteborg. En særlig anerkendelse går til deres admin-team, som har testet funktionaliteten grundigt, givet vigtig feedback og arbejdet tæt sammen med os. Deres lærere har også taget de nye funktioner til sig og anerkendt de mange muligheder, som SpeedAdmin Play! tilbyder. Endelig vil vi gerne rose deres ledere for at tage modige skridt i forretningsudviklingen med det nye system.
Oversigt over implementeringsprojektet (Indtil videre..)
Vi vil fortsætte det tætte samarbejde medGöteborg ind i næste skoleår og starte implementeringsprojekter med andre pilotskoler. Samarbejdet med vores nuværende musik- og kulturskoler er afgørende for at sikre, at vi får det grundlæggende på plads på alle markeder, letter overgangen for alle skoler og lægger grunden til den fremtidige udvikling af det bedste system til musik- og kunstskoler.
De første skridt med SpeedAdmin Play! - Göteborg går live!
Fredag den 14. juni åbnede Kulturskolen Göteborg op for tilmeldinger i det nye SpeedAdmin Play!. For Göteborg er dette et af de store mål efter en flerårig proces med behovsvurderinger, virksomhedsanalyse, kravspecifikationer, udbudsprocesser og implementeringsarbejde.
Vi havde tidligere SpeedAdmin som vores administrationssystem og var godt bekendt med de funktioner, som systemet kunne tilbyde, men det levede ikke altid op til de driftsmæssige behov, som vores kulturskole har. Så da det var tid til at lave en ny anskaffelse af et administrationssystem til kulturskolen, var vi omhyggelige med at få medtaget, hvad vores analyser viste, at vi havde brug for.
Dette resulterede i kravlister med hundredvis af punkter af både funktionelle og ikke-funktionelle krav. Vigtige punkter for os omfattede blandt andet forskellige måder at tilmelde sig til kulturskolen. Planlægning skulle også være fleksibel, og vi har stor interesse i at udvikle læringsplatformen og onlinekurser. Men næsten vigtigst af alt skulle systemet være et komplet planlægningsværktøj for hele driften af kulturskolen. Store tanker og ønsker.
SpeedAdmin vandt udbuddet med sit nye administrationssystem SpeedAdmin Play!, og implementeringsprocessen startede i efteråret 2023.
I begyndelsen af 2024 blev vi spurgt, om vi ville være pilotskole for det nye system og være de første, der tog det i brug. Vi var meget tøvende over for det. Vi havde håbet på et færdigt system, som vi hurtigt kunne flytte ind i og begynde at arbejde med, men det var ikke tilfældet. SpeedAdmin var, og er stadig, i udviklingsfasen af SpeedAdmin Play!. Vi følte også en usikkerhed om, hvordan vi kunne få vores temmelig store og komplekse drift ind i et ufærdigt system. Vi har cirka 7500 aktive elever og næsten lige så mange flere på venteliste. Vi har cirka 250 lærere og næsten 400 forskellige fag.
Det føltes vanvittigt at begive sig ind i dette, men samtidig begyndte tanken at vokse om, at vi ville få mulighed for at påvirke udviklingen af SpeedAdmin Play!. Vi så funktioner i SpeedAdmin Play!, der manglede eller skulle udvikles yderligere, og efter diskussioner inden for vores kulturskole og med SpeedAdmin besluttede vi os for at springe ud på den dybe ende af bassinet. Uden redningsvest og uden at kunne svømme.
Men vi følte, at vi havde en organisation inden for kulturskolen, der kunne klare dette. En projektgruppe, der stort set arbejdede fuld tid med implementeringen, og fantastiske koordinatorer og administratorer ude på enhederne, der har måtte arbejde ekstremt hårdt i løbet af foråret.
Og under arbejdet havde vi fuld adgang til SpeedAdmins udviklingsafdeling. Så snart en fejl opstod, eller noget andet manglede eller ikke fungerede, rapporterede vi det. Nogle gange blev problemet løst hurtigt, andre gange var det større fejl, der tog uger at løse, hvilket kunne skabe stor frustration hos os. Men SpeedAdmin har hele tiden været støttende og hjælpsomme.
Det har været en udviklingsrejse, som vi har lavet sammen med SpeedAdmin. Vi i Göteborg har været nødt til at udvikle vores drift, og SpeedAdmin har været nødt til at udvikle deres system endnu mere. Og rejsen fortsætter, for vi er ikke i mål endnu. I dag åbnede vi tilmeldingen til den første runde af alle på ventelisten, da alle skal ansøge om deres pladser igen, fordi vi har oprettet alle fagene på ny. Denne tilmelding vil foregå i runder baseret på, hvor længe de har stået på ventelisten, og den 1. juli åbner vi tilmeldingen for alle.
I august åbner vi for tilmeldingerne til kulturskolen i det nye SpeedAdmin Play!, og så ved vi mere om, hvordan alt er gået. Nye funktioner tilføjes hele tiden til SpeedAdmin Play!, og vores rejse fortsætter.
Martin Lillberg, Göteborg Kulturskola